همانطور که در خبرها خوانده یا شنیده‌اید، به دلیل تعطیلی سفارت ایران در کانادا، امور کنسولی حدود 500 هزار ایرانی ساکن کانادا به دفتر حفاظت منافع ایران در امریکا محول شده تا در کنار بیش از یک میلیون ایرانی ساکن آن کشور، ارائه خدمات کنسولی به همه ایرانیان امریکای شمالی به این دفتر واگذار شده باشد. از آنجا که ممکن است برای بسیاری از ایرانیان کانادا روند امور و چگونگی انجام کارها و اقدامات لازم مورد سوال باشد، بد ندیدم تجربه شخصی خودم را که در دو ماه گذشته اتفاق افتاده به اطلاع برسانم.
فرزند دوم من چند هفته‌ای قبل از تعطیلی سفارت ایران به دنیا آمد و چون مدتی طول می‌کشد تا مدارک کانادایی نوزاد آماده و دریافت شود (که البته تمامی ارسال درخواست در کمتر از 15 دقیقه از طریق اینترنت انجام می‌شود!) عملا قبل از ارسال درخواست به سفارت ایران در اتاوا، تعطیلی اتفاق افتاد و ابهام در مورد نحوه اقدام آغاز شد به ویژه که این تعطیلی کاملا بدون مقدمه و دلایل روشن بود و هیچ‌کس انتظارش را نداشت و البته هنوز هم کسی به درستی نفهمیده که چرا اتفاق افتاده است.
بگذریم،
با توجه به اینکه تعدادی از دوستان بعد از آن، از طریق دفتر حافظ منافع ایران در امریکا برای تمدید پاسپورت ایرانی خود اقدام کرده بودند چاره کار رویت وبسایت آن مرکز و کسب اطلاعات بود. در آن تاریخ یعنی اواخر اکتبر هیچ اشاره مستقیمی به اینکه این دفتر امور مربوط به ایرانیان ساکن کانادا را هم پیگیری می‌کند در روی وبسایت آن دفتر نشده بود – و البته هنوز هم چنین است- اما به این موضوع اشاره شده بود که برای نوزادی که خارج از خاک امریکا به دنیا آمده چه باید کرد اما به نظر می‌رسید اینها در مورد خانواده‌هایی است که فعلا ساکن امریکا شده‌اند و نه یک کشور دیگر. به هر حال به دلیل روشن نبودن قضایا تنها راه حل ممکن توسل به اختراع جناب گراهام بل کانادایی بود که از قوم و خویش‌های جدید ما محسوب می‌شود پس تلفنی پرسش شد.
فردی که پشت خط بود با ادب و حوصله قابل توجهی که معمولا در مورد کارمندان ادارات دولتی ایرانی زیاد اتفاق نمی‌افتد توضیح داد که
اول، بله، این دفتر امور مربوط به ایرانیان ساکن کانادا را هم انجام می‌دهد؛
دوم، برای نوزادان که معمولا تقاضاهای صدور شناسنامه و گذرنامه هم زمان انجام می‌شود باید فرم‌های مربوطه (فرم 420 برای شناسنامه، و فرم یک برای گذرنامه) تکمیل و هزینه هر دو یکجا در قالب یک Money Order پرداخت شود. البته همانطور که در سایت مشخص شده، مبلغ به دلار امریکا است و مانی‌اردر هم باید به این نوع پول صادر شده باشد.
سوم، هزینه پست سفارشی برای بازگرداندن مدارک که در وبسایت 20 دلار امریکا قید شده است برای کانادا 30 دلار است (البته این گفته در سایت درج نشده است) این مبلغ به مبالغ قبلی اضافه شده و برای همه یک نسخه Money Order صادر شود.
چهارم، وی تاکید کرد که چون همه مدارک با هم ارسال و بازگردانده می‌شود لازم نیست که دو بار هزینه پست پرداخت شود و برای هر دو درخواست، یک هزینه پست (30 دلار امریکا) کافی است.
پنجم، همانطور که در سایت هم به شکلی مبهم اشاره شده و ایشان توضیح روشنی دادند، باید شناسنامه تفصیلی کانادایی long birth certificate فرزند من قبل از ارسال به همراه سایر مدارک مورد نیاز، به تایید وزارت خارجه کانادا رسیده باشد؛ (لازم به ذکر است که در کانادا دو مدل شناسنامه صادر می‌شود. نسخه تفصیلی یا بلند که نام و مشخصات والدین و مشخصات فیزیکی نوزاد و محل تولد و نام دکتری که در زمان زایمان حضور داشته و خیلی چیزهای دیگر در آن درج شده است و شناسنامه مختصر یا کوتاه که تنها اطلاعاتی اصلی در آن قید شده است.)
ششم، همچنان که در سایت مذکور قید شده، اگر به صورت حضوری در محل سفارت حاضر شویم تلاش می‌شود تا کار در همان روز انجام شود.
البته چون من فرصت سفر به واشنگتون را نداشتم اصلا سراغ این گزینه نرفتم اما کسانی که فقط می‌خواهند پاسپورت بگیرند، اگر از نظر زمان و بعد مسافت مشکلی ندارند، بد نیست که سفری به واشینگتون داشته باشند. این طوری خیالشان از نظر دریافت همه مدارک در همان روز راحت می‌شود.
دردسرهای قابل اجتناب
دردسر اول: تایید شناسنامه کانادایی؛ در مورد نکات مطرح شده، فقط مورد پنجم بود که دردسر جدیدی محسوب می‌شد. توضیح اینکه چون شناسنامه استانی نوزاد حکم یک سند داخلی را دارد، وزارتخارجه کانادا باید با ممهور کردن آن، صحت آن را برای یک نهاد خارجی (در اینجا، دفتر حافظ منافع ایران در امریکا) تایید کند. این شبیه همان اتفاقی است که همه ما در زمان مهاجرت با ارائه مدارک خود به وزارتخارجه ایران انجام می‌دهیم تا مثلا مدارک دانشگاهی و ریزنمرات، ترجمه‌های رسمی دادگستری و مدارکی از این دست تایید شود. البته این کار برای ایرانیان ساکن امریکا موضوعیت ندارد چون مدارک داخل امریکا برای دفتر مستقر در واشنگتون اسناد معتبر است.
برای انجام چنین تاییدی که در انگلیسی Authentication of Documents گفته می‌شود شما دو راه دارید. یا باید مدرک مورد نظر را با یک کارت شناسایی به این آدرس پست کنید و به گفته وبسایت رسمی وزارتخارجه کانادا، برای 4 هفته کاری (که همان یک ماه می‌شود) برای دریافت نسخه تایید شده صبر کنید و یا اینکه خود شما شخصا به این آدرس مراجعه کنید و با ارائه مدرک و کارت شناسایی معتبر (من پاسپورت کانادایی ارائه دادم) مدرک مهر شده را دریافت کنید. این کار منهای رفت و آمد، یافتن جای پارک در پارکینگ عریض و طویل و بسیار شلوغ ساختمان و یافتن اتاق مربوطه، کمتر از 15 دقیقه وقت گرفت.
به هر حال قبل از ارسال مدارک یا حرکت به آن سو، برای کسب اطلاعات بیشتر مطالب این صفحه را دقیقا بخوانید.
دردسر دوم: نیاز به المثنی! نکته‌ای که باید دقت کنید این است که دفتر حافظ منافع ایران، اصل شناسنامه کانادایی نوزاد را برمی‌دارد و بازپس نمی‌فرستد. پاسخ درستی به پرسش من در این باره داده نشد و گفتند این مقررات است و در سایت هم این را منعکس کرده‌اند (در همان فرم 420 قید شده است.) اما به هر حال برای من سوال بود که چرا سفارت ایران در کانادا اصل مدارک را بازمی‌گرداند اما آنجا نه. البته این موضوع چندان مهم نیست و شما می‌توانید از استان محل تولد بچه تقاضای صدور المثنا کنید که کار ساده‌ای است. مثلا در انتاریو در این سایت این کار را انجام دهید. هزینه آن هم برای المثنا شناسنامه تفصیلی، 45 دلار کانادا است. اگر برای یافتن وبسایت مربوطه می‌خواهید از جستجوی گوگل استفاده کنید مراقب باشید که حتما به سایت رسمی دولتی بروید چون خود من در مورد انتاریو حداقل 5 سایت دیگر با اسامی نزدیک به سایت رسمی دیدم که حداقل دو برابر هزینه مربوطه را درخواست می‌کردند و تازه معلوم نبود که آیا سایت کلاه‌بردار هستند یا نه.
حدود دو هفته طول کشید تا این نسخه المثنی دست ما برسد. من تفاوتی بین نسخه اصلی و المثنا ندیدم اما اگر خیلی نگران هستید که حتما نسخه اصلی را نگه دارید می‌توانید بلافاصله بعد از تقاضای شناسنامه کانادایی، نسخه المثنا را هم تقاضا دهید و بعد به جای نسخه اصلی، برای این نسخه المثنا تایید وزارت خارجه بگیرید و برای دفتر حافظ منافع ایران ارسال کنید.
بدیهی است که همه قصه دردسر دوم تنها برای مورد صدور شناسنامه نوزاد است و مثلا کسانی که بخواهند پاسپورت ایرانی خود را تمدید کنند از این مسائل ندارند.
دردسر سوم: تجدید Money Order؛ این سومی واقعا دردسر بی‌دلیلی بود. ماجرا از این قرار بود که حدود دو هفته بعد از ارسال مدارک به دفتر حافظ منافع، نامه‌ای دریافت کردم که چون بانک کانادایی به دلیل تحریم‌های مالی کانادا علیه ایران این مانی‌اردر را نقد نمی‌کند باید مانی‌اردر دیگری این بار در وجه سفارت پاکستان (که دفتر حافظ منافع ایران در امریکا در آنجا مستقر است) تهیه و ارسال کنم. حساب کنید با این کار هم زمانی حدود دو هفته تلف شده بود – که می‌تواند برای افرادی سبب برهم خوردن سفرشان شود- و هم دو بار هزینه صدور مانی اردر و تبدیل دلار کانادا به امریکا و مواردی از این قبیل تحمیل شد. در این مورد هم بانک عامل مقصر است و هم دفتر. در مورد بانک من به مسئول شعبه اعتراض کردم که اگر این بانک به هر دلیلی نمی‌تواند مانی‌اردر را نقد کند اصلا چرا آن را صادر می‌کند تا مشتری خود را متحمل ضرر کند. آنها که مشخص بود دقیقا نمی‌دانند چرا چنین اتفاقی افتاده عذرخواهی کردند و هزینه صدور مانی‌اردر دوم را دریافت نکردند که باز جای تشکر دارد.
اما در سمت دفتر، در عین اینکه با احترام به انتقادات گوش داده شد اما پاسخ‌ها اصلا قانع کننده نبود. فرد پاسخ‌گو در پاسخ به اینکه چرا این موارد در سایت منعکس نشده گفت که چون وظیفه آنها ارائه خدمات به ایرانیان ساکن امریکاست چنین مواردی که مربوط به کانادا است را نمی‌توانند روی سایت بیاورند. این پاسخ به نظر شما قانع کننده است؟ درحالی که اولا، خود ایران اعلام کرده که ایرانیان کانادا به مجموعه سرویس‌گیرندگان این دفتر اضافه شده‌اند پس باید اطلاعات متناسب با آنها هم به سایت رسمی اضافه شود، دوم، اصلا صفحه پاسخ به پرسش‌های رایج را برای همین ساخته‌اند که نکات مهم خارج از قالب متون رسمی در آنجا منعکس شود (اگر چه به نظر می‌رسد که صفحات این سایت مدت‌هاست که به‌روزرسانی نشده‌اند) و انجام چنین کاری ضمن جلوگیری از ضرر و زیان مالی و روحی به افراد، برای خود کارکنان این دفتر هم بهتر است و از انجام دوباره‌کاری و پاسخ به اعتراضات جلوگیری می‌کند و سوم، حداقل در تماس تلفنی قبلی که به مورد اصلاح هزینه پست اشاره شده بود می‌شد به تغییر اسم دریافت کننده پول هم اشاره کرد. به هر حال فرد پای تلفن حاضر نشد به اشتباهی اعتراف و یک عذرخواهی زبانی هم انجام دهد چون احتمالا در منطق ما ایرانیان به قول مرحوم ایرج دوستدار از قول مرحوم جان وین: «عذرخواهی نکن! مرد که عذرخواهی نمی‌کنه، این نشانه ضعفه.»
جمع‌بندی
دفتر حافظ منافع ایران در امریکا خدمات کنسولی را منظم و سریع انجام می‌دهد و اگر مواردی از این دست دارید می‌توانید با خیال راحت اقدام کنید. تنها اگر در موردی تردید دارید حتما تلفنی سوال کنید و به اطلاعات روی سایت اکتفا نکنید.